Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Identidad del Responsable del Tratamiento

Nombre: Jonh Freddy Osses Castro, persona natural que opera la marca Promes.AI

Identificación: CC 1128391613

Domicilio: Cra 56 C 83 DD Sur - 201, Medellín, Colombia

Correo electrónico de contacto:contacto@promesai.co

Naturaleza: plataforma tecnológica para la generación de promesas de compraventa y estudios de títulos con IA, contratos de hospedaje para alojamientos amoblados y firma electrónica de documentos.

Esta política aplica a todos los servicios de Promes.AI y a todas las personas cuyos datos se tratan en ellos: usuarios con o sin cuenta, partes de una promesa de compraventa, anfitriones, huéspedes y acompañantes, remitentes y firmantes de documentos electrónicos.

2. Marco Normativo Aplicable

El tratamiento de datos personales realizado por Promes.AI se rige por:

• Artículo 15 de la Constitución Política (derecho al habeas data)
• Ley 1581 de 2012 (Régimen General de Protección de Datos Personales)
• Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015 (reglamentario de la Ley 1581)
• Ley 527 de 1999 y Decreto 2364 de 2012 (mensajes de datos y firma electrónica)
• Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor)
• Circular Externa 02 de 2015 y demás instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)
• Demás normas que las modifiquen, complementen o sustituyan.

3. Datos Personales que Recopilamos

3.1 Promesas de compraventa y estudios de títulos

• Nombre completo o razón social, tipo y número de documento de compradores, vendedores y agentes inmobiliarios (si aplica)
• Correo electrónico de quien solicita el servicio
• Datos del inmueble (dirección, matrícula inmobiliaria) y condiciones del negocio (precio, forma de pago, fechas, notaría)
• Documentos subidos: Certificado de Libertad y Tradición, escritura pública, documentos de identidad de las partes y documentos auxiliares opcionales

3.2 Cuentas de usuario (anfitriones y remitentes de firma)

• Nombre, usuario, correo electrónico, celular y, cuando aplica, tipo y número de documento
• Contraseña (se guarda cifrada con un algoritmo de una sola vía; Promes.AI no puede verla)
• Historial de pagos de la suscripción o de paquetes de firmas (referencia, valor, estado)

3.3 Contratos de hospedaje (Amoblados)

• Datos del alojamiento y del anfitrión que aparecen en el contrato (nombre, documento, RNT, dirección)
• Datos del huésped titular: nombre, tipo y número de documento, nacionalidad, fecha de nacimiento, correo, celular, ciudad y país de procedencia, dirección, motivo del viaje, fechas de la estadía, contacto de emergencia, placa del vehículo y observaciones
• Datos de los acompañantes que registra el huésped titular y la declaración sobre menores de edad y mascotas
• Firma manuscrita digitalizada, dirección IP, navegador y fecha y hora de la firma
• Datos de reservas obtenidos de los calendarios externos (Airbnb, Booking) que el anfitrión decida conectar

3.4 Firma electrónica de documentos

• Nombre, tipo y número de documento de identidad, correo y celular de cada firmante (los ingresa quien envía el documento)
• El documento a firmar y su huella digital (SHA-256)
• Fotografías del documento de identidad (frente y reverso) y fotografía del rostro (selfie) con prueba de vida: datos sensibles (biométricos) que solo se recolectan con autorización expresa del firmante, quien no está obligado a darla
• Firma manuscrita digitalizada, dirección IP, navegador, dispositivo y fecha y hora de cada paso

3.5 Datos técnicos (recopilados automáticamente)

• Dirección IP, navegador y registros de seguridad de la sesión
• Datos de la transacción de pago (referencia, estado — sin datos financieros sensibles)
• Marca de tiempo de las operaciones

3.6 Datos de niñas, niños y adolescentes

Promes.AI no ofrece sus servicios a menores de edad. Los datos de menores solo se registran cuando un adulto responsable los incluye como acompañantes en un contrato de hospedaje, con la finalidad exclusiva de ese contrato y respetando el interés superior del menor (Ley 1581 de 2012, art. 7, y Decreto 1377 de 2013, art. 12).

4. Finalidades del Tratamiento

• Generar con IA los contratos de promesa de compraventa y los informes de estudio de títulos, y enviarlos al correo proporcionado
• Crear y administrar cuentas, autenticar a los usuarios y proteger sus sesiones
• Generar, firmar y enviar los contratos de hospedaje, mostrar el calendario de ocupación y preparar archivos de apoyo para que el anfitrión cumpla sus reportes ante autoridades (SIRE y TRA)
• Verificar la identidad de los firmantes, dejar constancia de cada firma electrónica y generar el certificado de evidencias del documento
• Enviar a todas las partes del documento (remitente y firmantes) el documento firmado, que incluye como evidencia un anexo con las fotografías de verificación de todos los firmantes, con marca de agua de Promes.AI y menor resolución, para que solo sirvan como soporte de ese documento
• Permitir que terceros verifiquen la integridad de un documento firmado, mostrando solo datos enmascarados
• Enviar recordatorios y avisos del servicio (plazos de firma, vencimientos de prueba, mensualidad y paquetes)
• Gestionar y validar pagos mediante la pasarela BOLD
• Cumplir obligaciones legales, contables y fiscales, y atender requerimientos de autoridades competentes
• Prevenir el fraude y garantizar la seguridad de la Plataforma
• Mejorar los modelos y el servicio (solo con datos anonimizados)
• Atender solicitudes de soporte y enviar comunicaciones sobre actualizaciones del servicio (con consentimiento)

Promes.AI no usa las fotografías, firmas ni datos biométricos para fines distintos a la firma del documento correspondiente, ni para publicidad o perfilamiento.

5. Responsable, Encargado y Bases de Legitimación

• Promes.AI como responsable: respecto de los datos de sus usuarios, de quienes solicitan promesas o estudios de títulos y de las evidencias de firma electrónica que custodia.
• Promes.AI como encargado: respecto de los datos de huéspedes y acompañantes, que trata por cuenta del anfitrión, y de los datos de los firmantes que ingresa el remitente. El anfitrión y el remitente son responsables de contar con una base legal para compartir esos datos y de usarlos solo para el contrato o documento correspondiente (Decreto 1377 de 2013, art. 25).
• Consentimiento previo, expreso e informado: otorgado al aceptar esta política antes de iniciar cualquier proceso. Para los datos sensibles (fotografías e imagen del rostro) se pide una autorización separada y facultativa.
• Ejecución del contrato: necesario para prestar el servicio solicitado.
• Obligación legal: conservación de ciertos datos para cumplimiento fiscal, regulatorio y probatorio.

6. Almacenamiento y Medidas de Seguridad

• Los datos y documentos se almacenan en Microsoft Azure (Table y Blob Storage) con cifrado AES-256 en reposo.
• Todas las comunicaciones usan protocolo HTTPS / TLS 1.2+.
• Las peticiones API se autentican mediante HMAC SHA-256 y las sesiones de usuario con tokens firmados de vida limitada, con cierre por inactividad.
• El acceso a los archivos se realiza únicamente mediante tokens SAS de vida corta (máximo 1 hora) o a través del servidor, con control de permisos por usuario.
• Los enlaces de firma y los códigos de un solo uso se guardan solo como huellas cifradas; hay límites de intentos y bloqueos temporales.
• Cada consulta de fotografías de identidad queda registrada en el historial del documento, y el historial está encadenado con huellas para detectar alteraciones.
• Promes.AI no almacena datos de tarjetas de crédito. Los pagos son procesados por BOLD (certificación PCI DSS).

7. Transferencia y Transmisión de Datos

Los datos son compartidos únicamente con los siguientes terceros, en la medida estrictamente necesaria y bajo acuerdos de confidencialidad y seguridad:

• OpenAI (IA generativa): procesamiento del texto de los documentos solo para generar promesas de compraventa y estudios de títulos. No se envían datos de los servicios de hospedaje ni de firma electrónica.
• Microsoft Azure: infraestructura de almacenamiento, cómputo y envío de correos electrónicos.
• BOLD: procesamiento de pagos.
• Partes del documento: en la firma electrónica, el documento firmado con sus evidencias se entrega al remitente y a todos los firmantes; en hospedaje, el contrato se entrega al anfitrión y al huésped.
• Autoridades: cuando lo exija una orden judicial o administrativa. Los reportes a Migración Colombia (SIRE) y a la Tarjeta de Registro Hotelero (TRA) los realiza directamente el anfitrión.

Algunos de estos proveedores pueden almacenar o procesar datos fuera de Colombia. Al aceptar esta política, el titular autoriza esa transferencia o transmisión internacional, que se hace a proveedores con niveles adecuados de protección (Ley 1581 de 2012, art. 26).

No vendemos, cedemos ni comercializamos datos personales a terceros.

8. Retención y Eliminación de Datos

• Documentos cargados para promesas y estudios de títulos (PDFs, imágenes): eliminados automáticamente a los 30 días de la creación del documento.
• Registros de pagos y comprobantes (nombre, email, valor, referencia de pago): se conservan como soporte contable y tributario por el término legal (hasta 10 años, art. 28 de la Ley 962 de 2005 y art. 632 del Estatuto Tributario). Los demás datos de la transacción se anonimizan cuando el titular solicita su eliminación.
• Cuentas de usuario: mientras la cuenta esté activa; al solicitar su cierre se eliminan, salvo los datos que deban conservarse por ley.
• Contratos de hospedaje: mientras el anfitrión mantenga su cuenta, para que pueda atender reclamaciones y requerimientos de autoridades; el anfitrión puede solicitar su eliminación.
• Documentos firmados electrónicamente y sus evidencias (fotografías, historial de eventos y certificado): se conservan para que el documento pueda probarse ante terceros o autoridades, hasta por 10 años desde la firma (término de prescripción de las acciones ordinarias, art. 2536 del Código Civil). El acceso a las fotografías está restringido al remitente del documento y cada consulta queda registrada.
• Documentos de firma electrónica sin firmas (borradores, o anulados, vencidos o rechazados antes de cualquier firma): se eliminan con sus fotografías de verificación cuando el remitente o el firmante lo solicita.
• El titular puede solicitar la eliminación anticipada de sus datos: para promesas y estudios de títulos, en la página de eliminación de datos (con un código enviado al correo de la compra); para los demás servicios, escribiendo a contacto@promesai.co. No procede la supresión mientras exista un deber legal o contractual de conservar los datos, como los soportes contables o la prueba de un documento firmado (Decreto 1377 de 2013, art. 9).

9. Derechos del Titular

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581/2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
• Solicitar prueba de la autorización otorgada
• Ser informado del uso de sus datos
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Promes.AI
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de datos cuando no se respeten los principios legales
• Acceder gratuitamente a sus datos personales

Para ejercer cualquiera de estos derechos, escribe a: contacto@promesai.co

Tiempos de respuesta (Ley 1581 de 2012, arts. 14 y 15): consultas, máximo 10 días hábiles, prorrogables 5 días hábiles más; reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria), máximo 15 días hábiles, prorrogables 8 días hábiles más. Si la solicitud se refiere a datos que Promes.AI trata como encargado (huéspedes o firmantes), la trasladaremos al anfitrión o remitente responsable e informaremos al titular.

10. Cookies y Almacenamiento Local

Promes.AI no utiliza cookies de rastreo publicitario ni comparte información de navegación con anunciantes. Usa almacenamiento local del navegador (localStorage y sessionStorage) solo para funciones necesarias: guardar temporalmente el progreso de los asistentes, mantener la sesión de usuario del panel y recordar preferencias de visualización. La pasarela BOLD puede usar sus propias cookies durante el pago.

La cámara del dispositivo solo se activa, con permiso del navegador, durante la toma de fotografías en la firma electrónica; los modelos de detección de rostro se ejecutan en el propio dispositivo.

11. Modificaciones a esta Política

Promes.AI se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Los cambios sustanciales serán notificados a través de la plataforma con al menos 10 días hábiles de antelación. El uso continuado del servicio después de la notificación implica la aceptación de los cambios.